Ejercicio de 15 minutos · Pilar 5: Automatización
Tus 3 respuestas automáticas
Los 3 emails que más repites, guardados como plantillas. Cada uno pasa de 5 minutos a 30 segundos.
Antes de empezar
Piensa en los emails que escribes casi igual cada semana. Estima cuántos minutos a la semana te llevan. Apunta el número.
Pon un temporizador de 15 minutos.
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1
Encuentra los 3 que más repites 5 min
Abre tu carpeta de enviados. Busca los 3 emails que más repites: por ejemplo, pedir documentación, confirmar una cita o enviar una factura.
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2
Activa las plantillas 5 min
Tu email ya tiene plantillas. Solo hay que activarlas.
- En Gmail: Configuración › Ver todos los ajustes › Avanzado › Plantillas › Habilitar. Guarda los cambios.
- En Outlook: en un email nuevo, busca «Mis plantillas».
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3
Guarda las 3 5 min
Copia cada email en una plantilla. Cambia lo que varía por [corchetes], para no olvidar rellenarlo.
- En Gmail: escribe el email, pulsa los 3 puntos › Plantillas › Guardar borrador como plantilla.
Plantilla
3 plantillas para empezar
Adáptalas a tu forma de escribir antes de guardarlas.
1. Pedir documentación Hola, [nombre]: Para avanzar con [servicio], necesito estos documentos: - [documento 1] - [documento 2] Puedes responder a este email con ellos. Si tienes dudas, dímelo. Un saludo, [Tu nombre] 2. Confirmar una cita Hola, [nombre]: Te confirmo nuestra reunión el [día] a las [hora], [por videollamada / en dirección]. [Enlace o dirección]. Si necesitas cambiarla, avísame con 24 horas. Un saludo, [Tu nombre] 3. Enviar una factura Hola, [nombre]: Te envío la factura [número] de [mes], por [importe]. El pago vence el [fecha]. Gracias por tu confianza. Un saludo, [Tu nombre]
Al terminar
Estima otra vez los minutos a la semana: ahora cada uno de esos emails te lleva 30 segundos.
Deberes de 1 minuto al día: durante una semana, apunta cada tarea que repites y cuántos minutos te lleva. El viernes tienes tu lista de automatizaciones.
Si te llegó este ejercicio por email, respóndeme con tu antes y tu después, por ejemplo: «De 60 a 10 minutos a la semana». Leo todas las respuestas.
Lo que este ejercicio no resuelve
Las plantillas te ahorran escribir, pero sigues enviando cada email a mano. Cuando el formulario, la cita, el pago y el email se conectan, pasan solos. Eso es lo que hacemos cada mes en el Recurrente, con Make y PatxiAI.
¿Quieres ir más rápido?
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